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Was beinhaltet die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen?

23.08.2019
rechnung

Sie müssen sich im Prinzip nur zwei Zahlen merken – 6 Jahre und 10 Jahre. Damit deckt man bei den Aufbewahrungspflichten für Rechnungen in der Landwirtschaft schon vieles ab. Doch wir verraten Ihnen im Detail, welche Fristen für welche Art von Belegen gelten – inklusive einer Übersicht zum Ausdrucken.

Sie ersticken in Rechnungen? Überall türmt sich Papierkram? Und Sie wollen endlich mehr Ordnung in Ihrer Hofbuchhaltung? Dann fangen Sie doch einfach bei den Rechnungen an. Hier erklären wir Ihnen, welche Aufbewahrungsfristen für sämtliche Rechnungen im Agrarbüro einzuhalten sind und wie Sie Rechnungen am besten archivieren.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Rechnungen in der Buchhaltung?

Die Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen und Belegen ist abgestuft. Und ehe Sie den Reißwolf anwerfen oder sämtliche Daten löschen: Fragen Sie gern Ihren Steuerberater, um nicht vorschnell wichtige Akten zu vernichten. 

Rechtliche Grundlage ist zum einen das Steuerrecht mit der Abgabenordnung (AO), zum anderen das Handelsrecht mit dem Handelsgesetzbuch (HGB).

Zur Fristberechnung gilt: Gerechnet wird ab Ende des Kalenderjahres, in welchem der letzte Eintrag im betreffenden Dokument gemacht wurde. Und nicht vergessen: Wird der Hof übergeben oder erfolgt gar eine Geschäftsaufgabe, besteht weiterhin einer Aufbewahrungspflicht.


Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren

  • Buchungsbelege, Rechnungen (Ein- und Ausgangsrechnungen), Quittungen, Kontoauszüge, Inventarverzeichnisse 
  • Steuerbescheide
  • Steuerunterlagen von Steuerpflichtigen (Summe der positiven Einkünfte ist höher als 500.000 Euro pro Kalenderjahr)
  • Eröffnungsbilanzen 
  • Jahresabschlüsse
  • Handelsbücher und Aufzeichnungen
  • Bescheide und Buchführungsbelege für Agrardiesel 
  • Inventare
  • Lageberichte
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS), sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet haben

Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren

  • empfangene Handelsbriefe und Geschäftskorrespondenz
  • versandte Handels- oder Geschäftsbriefe

Zusätzlich empfehlenswert: Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren

  • Kassenbelege wegen der Gewährleistung (Garantie)
  • Handwerkerrechnungen (Bauleistungen, Planungsleistungen, Handwerks- und Renovierungsarbeiten, Reinigungsarbeiten; bei Errichtung von Bauwerken jedoch bis zu 5 Jahren)
  • Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten beim Mindestlohn

Warum besteht eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und Belege?

In erster Linie für eine Steuerprüfung. Damit kann das Finanzamt nachvollziehen, welche Einnahmen und Ausgaben der Hof hat und beispielsweise auch den Vorsteuerabzug festlegen. 

Ein wichtiger Grund ist aber auch, selbst seine Buchhaltung im Überblick zu behalten. Rechnungen brauchen Sie u.a., um eine Gewährleistungspflicht bei Handwerkerleistungen einzufordern. 

Ob Sie diese immer in ausgedruckter Form benötigen, das müssen Sie entscheiden: Natürlich können Sie von allem eine Kopie anfertigen und in dicke Ordner abheften. Die sich dann im Büro stapeln. Oder Sie setzen auf den digitalen Aktenschrank bei der Hofbuchhaltung. Damit sparen Sie Platz, Zeit und Geld.

Wie muss ich Rechnungen in der Landwirtschaft aufbewahren?

Gut lesbar und in geordneter Form. Dabei ist es sowohl möglich, alles digital abzulegen – selbst den Jahresabschluss – als auch in Papierform. Entscheiden Sie selbst, was besser zu Ihrem Betrieb passt und lassen Sie sich gern von Ihrem Steuerberater dazu alle Möglichkeiten aufzeigen.

Sämtliche Unterlagen sollten Sie also vor äußeren Einflüssen wie Feuchtigkeit, Feuer oder grober Verschmutzung
sichern, damit sie gut lesbar bleiben. Eingescannte Rechnungen bieten da natürlich Vorteile, weil sie sicher auf
geschützen Servern liegen. 

Geordnet bedeutet: richtige Reihenfolge, richtige Zuordnung innerhalb des Betriebes, korrekt mit alle notwendigen
Daten versehen. Bei Fragen wenden Sie sich gern an Ihren zuständigen Mitarbeiter in einer Buchstelle, der Sie zu diesen Aspekten umfangreich beraten kann.Neuer Call-to-Action

Wie archiviere ich elektronische Rechnungen?

Was in elektronischer Form erstellt wurde, muss auch in elektronischer Form aufbewahrt werden: Also nicht den Anhang ausdrucken und die Mail löschen! Bitte unbedingt die Original-Mail aufheben, um der Aufbewahrungspflicht nachzukommen. 

Selbstverständlich dürfen Sie solch eine E-Mail-Rechnung zusätzlich ausdrucken, aber dies darf nicht der einzige Nachweis sein. Und eigentlich wollten Sie ja weniger Papierkram haben...    

Wie kann ich Thermobelege sichern?

Vor allem im Sommer sind sie ein Problem: Die sogenannten Thermokassenbelege, die es z.B. an der Tankstellen gibt. In hellem Licht bleichen sie sehr schnell aus und sind dann nicht mehr lesbar. Auch ist das Papier recht dünn und rutscht gern mal zwischen die Autositze.

Die einfachste Lösung ist, solche Rechnungen sofort einzuscannen, um sie sicher digital für die Steuer aufzubewahren. Das klappt problemlos mit entsprechenden Apps wie ADNOVA+, unserem Scanner für die Hosentasche. So kann nichts verloren gehen.

Alternativ können Sie zu Hause zeitnah eine Kopie anfertigen und zu Ihren Steuerunterlagen hinzufügen. Wichtig ist nur: Rechnung schnell sichern ehe der Druck verblasst. Legen Sie nämlich bei einer Steuerprüfung unlesbare Belege vor, kann sich dies negativ für Sie auswirken.

Wer hilft mir, wenn ich Fragen zu den
gesetzlichen Aufbewahrungsfristen habe?

Als Nutzer von der Software von Adnova können Sie Ihren Steuerberater einer Buchstelle jederzeit zu allen Fragen ansprechen. Übrigens weiß er oder sie nicht nur dazu Bescheid – auch bei geplanten Investitionen im Betrieb finden Sie kompetente Beratung.    

Fazit zur Aufbewahrungspflicht von Rechnungen

Ein- und Ausgangsrechnungen (sämtliche Belege) der Hofbuchhaltung müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Dies ist die sogenannte Aufbewahrungsfrist. Eine Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus den gesetzlichen Regelungen dafür und dient vor allem der geordneten Buchführung gegenüber Dritten – also dem Finanzamt. Die Aufbewahrung kann dabei ein elektronischer Form oder in Papierform erfolgen. 

Bei Fragen rund um das Thema Rechnungen, Fristen und Ordnung im digitalen Agrarbüro helfen wir Ihnen gerne weiter. Oder Sie nehmen Kontakt zu Ihrer Buchstelle auf.