Nächster Artikel >
< Vorheriger Artikel
29.03.2018

Neues DLG-Merkblatt zum Thema Digitalisierung für das landwirtschaftliche Büro veröffentlicht

Wichtige Hinweise zur Verwaltung elektronischer Dokumente, die neben oder anstelle von Papierdokumenten sowie von Anfang an digital verwendet werden mit Vorstellung entsprechender Softwarelösungen.


Quelle: www.DLG.org

Büroarbeit gehört bei vielen Landwirten nicht gerade zu den Lieblingsbeschäftigungen. Dokumente und Belege ordentlich abzuheften und über die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen sicher aufzubewahren erfordert ein strukturiertes Vorgehen. Wurden die meisten Unterlagen früher in der Regel in Papierform bearbeitet, oft kopiert, in vielen Aktenordnern ­parallel abgelegt und archiviert, können viele Probleme wie Raum für die Ablage und der Zeitaufwand bei der Suche mit einem elektronischen Dokumentenmanagement gelöst werden.

Bei der Betriebsführung gibt es kaum einen Bereich, der so sehr vom „Megatrend Digitalisierung“ betroffen ist wie die Verwendung und Verwaltung von Schriftstücken. Im DLG-Merkblatt 428 "Digitalisierung 4.0 für das landwirtschaftliche Büro" wird auf den Umfang der Dokumentationspflichten und die Vorschriften zu Digitalisierung von Belegen detailliert eingegangen. Aufgabe dieses DLG-Merkblatts ist eine Bestandsaufnahme und Beschreibung der Lösungen für ein digitales Dokumentenmanagement, welche die im land­wirt­schaft­lichen Bereich tätigen Softwarehäuser, darunter die LAND-DATA GmbH, aktuell anbieten.

Denn die Dokumentationspflichten auf dem landwirtschaftlichen Betrieb sind vielfältig. Sie umfassen neben den allgemeinen betrieblichen Nachweispflichten wie z. B. Belege der Finanzbuchführung, steuerlich relevante Dokumente und Auswertungen, Fahrtenbücher und Verträge (Lieferverträge, Miet- und Pachtverträge, Darlehensverträge) auch speziell landwirtschaftliche Nachweispflichten, z. B. aus Cross-Compliance-Pflichten, Nachweise nach Verbringungsverordnung oder Bioabfallverordnung und aktuell der Düngeverordnung sowie die Stoffstrombilanz -  jeweils mit ihren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.