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Kassenbuch in ADNOVA+ GoBD-konform und nicht von TSE-Umrüstung betroffen

31.08.2020
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Abgrenzung des Moduls „Kassenbuch“ als technisches Hilfsmittel einer „offenen Ladenkasse“ von einem elektronischen Aufzeichnungssystem von zentraler Bedeutung.

Mit der neuen Gesetzgebung des §146a AO stellt sich die Frage, ob die (elektronische) Kassenbuchführung in ADNOVA+ lediglich als technisches Hilfsmittel für Zählprotokolle und Kassenberichte oder als elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146 Abs. 1 Satz AO einzuordnen ist und somit unter die Regelungen des § 146a AO fällt. Dann wäre die Aufrüstung mit einer manipulationssicheren zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)  im vorgegebenen Umrüstungszeitraum notwendig. Die Umrüstungsfrist wurde aktuell in fast allen Bundesländern verlängert.

Elektronisches Aufzeichnungssystem oder technisches Hilfsmittel

Um diese Frage zu klären, wurde das Modul „Kassenbuch“ in ADNOVA+ von einem Wirtschaftsprüfer auf GoBD - Konformität insbesondere im Hinblick auf die neue Gesetzeslage geprüft. Laut Prüfbericht kann das Kassenbuch in ADNOVA+ als Vorerfassungssystem bzw. technischem Hilfstool zur Unterstützung einer offenen Ladenkasse bezeichnet werden. Es ist damit kein elektronisches Aufzeichnungssystem und unterliegt nicht der Notwendigkeit der Aufrüstung um eine Sicherheitseinrichtung.

Nach dem Schreiben der OFD Karlsruhe zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung vom 10. Februar 2020 nutzen Unternehmen mit Bargeldeinnahmen in der Regel der Buchführung vorgelagerte Systeme, wie z. B. Registrierkassen, PC-Kassensysteme, usw. Diese Systeme unterliegen denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie die eigentlichen Buchführungssysteme. Der Einsatz dieser vorgelagerten Technik hat eine Reihe von betriebswirtschaftlichen Vorteilen, ist allerdings auch mit Pflichten verbunden, so das OFD Schreiben.

Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung gegeben

Das Kassenbuch in ADNOVA+ kann als Vorerfassungssystem bzw. technischem Hilfstool zur Unterstützung einer offenen Ladenkasse bezeichnet werden. Die Buchungserfassungsmaske schreibt jede Erfassung direkt in den Datenbestand und nachträgliche Änderungen werden innerhalb des System protokoliert sowie historisiert, sodass ein GoBD konformes Vorerfassungssystem zum Betreiben einer offenen Ladenkasse besteht. Das Vorerfassungssystem erstellt hier den notwendigen Kassenbericht indem die Betriebseinnahmen auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft werden können (BMF 13. März 2013). Außerdem können die Kassenberichte täglich generiert und festgeschrieben werden. Nach der Festschreibung der Eingaben durch den Anwender gilt: Die retrograde Ermittlung ist ebenfalls nachzuvollziehen. Gibt es nachträgliche Änderungen werden diese durch eine separate Buchung protokolliert. Die Unveränderlichkeit ist nach der Festschreibung durch den Anwender gegeben.

Fazit

Das Kassenbuch in ADNOVA+ ermöglicht eine GoBD-konforme Erfassung der Einnahmen und Ausgaben offener Ladenkassen. Es ist kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern ein technisches Hilfsmittel zur Unterstützung einer offenen Ladenkasse. Eine Aufrüstung mit einem elektronischen Sicherheitssystem - wie für elektronische Kassen verpflichtend - ist nicht notwendig.