Auf einer internen Fortbildungsveranstaltung einer Steuerberatungsgesellschaft zum Thema „Die Digitalisierung in der LAND-DATA-Umgebung“ führten die Beraterinnen von LAND-DATA und Just Farming ein Interview mit zwei Mitarbeiterinnen, um eine erste Bilanz zur digitalen Zusammenarbeit mit den Mandantinnen und Mandanten zu ziehen.
Buchstellenmitarbeiterinnen berichten aus der Praxis: Ein Interview
LAND-DATA: Was war die Motivation, Ihre Mandanten zur digitalen Zusammenarbeit zu bewegen?
„Die digitale Zusammenarbeit vereinfacht vieles. Beispielsweise müssen wir bei Rückfragen oder zu klärenden Sachverhalten in Bezug auf die für die Steuererklärung eingereichten Belege oder Kontoumsätze nicht erst lange nachforschen, da wir parallel auf die gleichen Datenbestände zugreifen können. Alle Unterlagen liegen sowohl in der Kanzlei als auch beim Mandanten auf dem Landwirtschaftsbetrieb in digitaler Form vor. Wir müssen nicht mehr zunächst klären, ist der Ordner mit den Steuerunterlagen bei Dir oder bei mir. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kommen selbst aus der Landwirtschaft oder haben einen Betrieb zu Hause. Wir mussten quasi alles auf Mandantenseite erstmal selber machen. Das war ein großer Vorteil.“
LAND-DATA: Wie haben Sie die Mandanten überzeugt?
„Im Gespräch haben wir die Vorteile aufgezählt, insbesondere das Scannen über die App war hier interessant. Da kann man auch von unterwegs bereits Belege digital ablegen. Am besten lassen sich die Mandanten überzeugen, wenn deutlich wird, man arbeitet selber auch damit. Wenn man vor Ort auf dem Betrieb häufige Anwendungsfälle zeigen kann, z.B. wie wird wo was gespeichert, das überzeugt.“
LAND-DATA: Wie lange hat das denn gedauert, die Mandanten umzustellen?
„Das ist von Fall zu Fall anders, eigentlich stellen wir immer noch Mandanten um. Es hängt auch vom Verständnis für digitale Themen ab. Einige Mandanten trauen der Technik immer noch nicht und fragen danach, ob dann jeder in ihre Unterlagen reingucken kann.
LAND-DATA: Womit kann man die Mandanten überzeugen?
„Ein wichtiger Punkt ist erstmal natürlich, dass alle Belege, wie vom Gesetzgeber vorgeschrieben, GoBD-konform abgelegt sein müssen. Weiterer Vorteil ist die komfortable Suche, mit Eingabe eines Stichworts wie beispielsweise einer Ohrmarkennummer, werden alle Belege bzw. Sachverhalte dazu angezeigt – das macht vieles einfacher, man muss nicht erst suchen und blättern. Es wird natürlich auch gefragt „gehöre ich dann zu den Letzten, die digitalisiert werden?“
LAND-DATA: Welche Herausforderungen sehen Sie im Hinblick auf die Digitalisierung?
„Hier wird ganz oft das Argument „keine Zeit!“ (z. B. sich mit dem Thema zu beschäftigen) genannt, das ist eigentlich das Hauptargument. Oder „Meine Arbeit ist draußen“, was natürlich angesichts der Fülle von Aufgaben auf einem Landwirtschaftsbetrieb gut nachvollziehbar ist. Häufig bestehen auch Ängste im Hinblick auf die Beherrschung der Technik, dass also die Mandanten befürchten, nicht so gut mit ihrem PC oder Scanner umgehen zu können.“
LAND-DATA: Was hat sich durch die Umstellung auf digitale Prozesse in der Zusammenarbeit mit den Mandanten positiv verändert?
„Der große Vorteil, wenn die Mandanten Belege kontinuierlich ablegen ist, dass man alles auf dem neuesten Stand vorliegen hat und dabei gehen kann, wenn zwischendurch Zeit dafür ist. Man kann dann sofort nachvollziehen, wie weit sind die Mandanten und wann haben sie zuletzt was bearbeitet. Außerdem müssen wir, wenn ein wichtiger Termin ansteht, nicht erst in den Außendienst und die Belege abholen oder der Mandant muss sie erst bringen. Man ist auch bei der digitalen Zusammenarbeit in ständigem Kontakt und es besteht nicht mehr die Hürde „ich brauche erst die Belege“ wenn z.B. die Bank anruft und eine BWA benötigt wird. Das bringt Zeitersparnis auf allen Seiten und man kann viel besser miteinander arbeiten. Wir können sogar gleichzeitig mit dem Mandanten im Belegbuch oder in den Kontoumsätzen gucken, gar nicht so sehr, weil ein Beleg fehlt, sondern wenn da beispielsweise Belegdaten zu finden sind, die man nicht so ganz greifen kann.“
LAND-DATA: Was hat sich für Sie selbst in Ihrer Arbeit verändert?
„Für uns ist der große Vorteil, dass wir viel mehr und entspannter im Homeoffice arbeiten können, man muss keine Ordner mehr hin- und herschleppen. Im Programm können wir zu jeder Buchung Kommentare hinterlegen, z.B. wenn noch etwas mit dem Mandanten zu klären ist.“
LAND-DATA: Gibt es positive Auswirkungen auf Ihre Arbeitszeit bzw. Arbeitsbelastung?
„Die Erfahrung hat gezeigt: Ja, wenn der Mandant mit seinen Belegen gut unterwegs ist.“
LAND-DATA: Was können Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen raten, wie sie an ihre Mandanten herantreten können?
„Es ist wichtig, dass man weiß, was der Mandant wirklich machen muss und nicht sagen muss „keine Ahnung“. Wenn ich mich im Programm selber gut auskenne, kann ich gut argumentieren. Und es lohnt sich natürlich, immer wieder nachzufragen.“
JUST FARMING – Mehr Landwirtschaft, weniger Buchhaltung.
Just Farming bietet einen barrierefreien und unkomplizierten Weg für Ihre Mandanten in Richtung Digitalisierung. FARM BOOK ist eine einfache, cloudbasierte Lösung für Landwirte zur Bearbeitung von Belegen und Kontoumsätzen.
Sollten Sie nun neugierig auf die Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit mit Ihren Mandantinnen und Mandanten geworden sein, bieten Ihnen die LAND-DATA und Just Farming eine Vielzahl an Lernvideos, Webinaren und weiterführende Informationen an. Gerne stehen wir Ihnen auch als Unterstützung bei Infoveranstaltungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Buchstelle und Ihre Mandanten zur Seite.
