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Wuerfel Schulung
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Praxistipps - KI-basierte Buchungsautomatisierung optimal nutzen

17.09.2024
Wuerfel Schulung

Unsere Erfahrung aus zahlreichen Schulungen zeigt: Durch Anpassungen in Ihrem Workflow sparen Sie wertvolle Zeit bei der Bearbeitung von Buchungsvorschlägen.

Digitale Belege erleichtern und beschleunigen die Arbeit mit der KI

Wählen Sie Betriebe aus, die digitale Belege liefern bzw. zeitnah damit beginnen. Für die digitale Belegablage steht den Mandanten unsere Anwendung Just Farming zur Verfügung. Kompakte Videos und Anleitungen dazu finden Sie auf unserer Seite www.just-farming.de unter „Wissenswertes“. Bei konkreten Fragen helfen Ihnen auch gerne die Kollegen von Just Farming.

Schneller werden durch Nutzung von Sortierungs- und Filtermöglich­keiten

Der neue Dialog für die Buchungsvorschläge in ADNOVA+ bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, die Tabelle zu bearbeiten und neue Arbeitsabläufe zu gestalten.

Setzen Sie Filter und arbeiten Sie jeden Status für sich ab

Durch die Möglichkeit, die Buchungen nach Status (Vollständig, Hinweis, Offen) zu filtern und gezielt durch die Buchungen zu navigieren, können Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren und Zeit sparen.

Screenshot KI 1

Sortieren der Spalte „Gegenkonto“ in der Tabelle: 

Dies hilft Ihnen, einen Überblick über die Sachkonten zu erhalten und Sachverhalte schneller abzuarbeiten.

Screenshot KI 2

Die KI trainiert aus der eigenen Buchungshistorie

Als Training werden die letzten drei Wirtschaftsjahre herangezogen (Buchung über die Datendrehscheibe). Je mehr Lerngrundlage vorhanden ist, desto höher ist die Vor­kon­tie­rungsquote. Trainiert die KI mit kürzeren Lernzeiträumen, beeinflusst dies die Buchungs­vorschläge. Als Trainingsgrundlage benötigt die KI mindestens 100 Buchungen im Haupt­buch.

Häufiges Bearbeiten der Buchungsvorschläge verbessert die Performance

Mithilfe des Menüpunkts „Ähnliche Buchungen“ haben Sie als Anwender die Möglichkeit, mehrere Vorgänge in einem Zug abzuarbeiten. Diese Funktion benötigt jedoch Rechen­leistung. Wenn über mehrere Wochen oder Monate Buchungen eingehen, werden beim Aufrufen des Vorgangs mehr Informationen geladen, was sich auf die Performance auswirkt.

Besonders bei Betrieben mit vielen Buchungen empfiehlt sich daher ein regelmäßiges Abarbeiten der Buchungsvorschläge.

Zeit sparen - Speichern nicht nötig

Wenn die KI den richtigen Buchungssatz vorgeschlagen hat (Gegenkonto, Kostenstelle, USt-Schlüssel…), ist ein zusätzliches Speichern des Vorgangs nicht notwendig. Alle Buchungen, bei denen ein Gegenkonto vorhanden ist, werden an ADNOVA finance übertragen, auch ohne Speicherung der Buchung.

Nutzung von Shortcuts kann beim Navigieren durch die Eingabemaske helfen:

  1. Pfeil Up/Down in der B.-Nr., um durch die Buchungen zu springen
  2. Tab → nächstes Feld
  3. Shift + Tab → vorheriges Feld
  4. / (Geteilt-Zeichen im Nummernblock) im Feld Gegenkonto→ Schnellspeichern
  5. STRG + SHIFT + B → zum Öffnen der Buchungsalternativen
  6. STRG + SHIFT + A → zum Öffnen der ähnlichen Buchungen

Screenshot KI 3

Taschenrechner - Aufruf mit F9

Den Taschenrechner können Sie in den Buchungsvorschlägen mit F9 aktivieren. In ADNOVA finance hingegen erfolgt die Aktivierung mit F12.