Nach der Zustimmung des Bundesrates zum Kompromissvorschlag des Vermittlungsausschusses zum Wachstumschancengesetz am 22.03.2024 steht nun fest, wie es mit den E-Rechnungen weitergeht. Es bleibt bei der Einführung zum 01.01.2025, wobei Übergangsfristen Zeit für Umstellungsprojekte lassen.
Immer mehr Unternehmen, Gewerbetreibende und Selbstständige nutzen elektronische Rechnungen, um Zeit, Aufwand und Geld zu sparen. Sie versenden und empfangen dazu nach wie vor in erster Linie PDF-Rechnungen. Doch diese sind keine echten elektronischen Rechnungen.
Echte E-Rechnungen müssen in einem speziellen elektronischen Format erstellt werden, aus dem die Angaben der Rechnung elektronisch ausgelesen werden können. Das ist in Deutschland vor allem das „ZUGFeRD“-Format. Dabei werden Dateien erstellt, aus denen sich einerseits leicht das Bild der Rechnung anzeigen lässt, die aber zusätzlich die Rechnungsangaben in digitaler Form enthalten. Aber z. B. auch die XRechnung ist im Kommen, die im öffentlichen Auftragswesen bereits eingeführt ist.
Wachstumschancengesetz: Die wichtigsten Punkte zur E-Rechnung
Nachdem das Wachstumschancengesetz am 21.02.2024 den Vermittlungsausschuss passiert hat, hat der Bundesrat am 22.03.2024 ebenfalls grünes Licht gegeben und dabei nur unwesentliche Änderungen gegenüber dem ursprünglichen Gesetzesentwurf vorgenommen. Hier die wichtigsten Eckpunkte zur E-Rechnung:
- Zum 01.01.2025 wird für alle Geschäfte zwischen deutschen Unternehmen (B2B-Geschäfte) die E-Rechnung eingeführt. Eine Zustimmung zum Erhalt von E-Rechnungen ist dann nicht mehr erforderlich. Der Empfänger muss also in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und GoBD-konform zu archivieren.
- Ein weiteres Datum betrifft die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen: Bis zum 31.12.2026 können neben dem neuen maschinenlesbaren Rechnungsformat noch Papierrechnungen und normale PDF-Rechnungen versendet werden.
- Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro im Vorjahr verlängert sich die Übergangszeit um ein Jahr auf den 31.12.2027.
- E-Rechnungen müssen der Norm gemäß EN16931 entsprechen. Aktuell akzeptierte Formate sind XRechnungen oder ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. Eine “normale” PDF-Rechnung, also das reine Belegbild ohne mitgelieferte maschinenlesbare Daten, gilt nicht als E-Rechnung.
- Ausnahmen gelten für Rechnungen unter 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an Endverbraucher (B2C).
- Es können auch E-Rechnungen versendet werden, die nicht den Anforderungen einer XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung entsprechen. Dieses jedoch nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers.
- Für bestehende EDI-Schnittstellen, in denen elektronische Rechnungen in anderen Formaten als EN16931 ausgetauscht werden, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2027.
- Ab 2028 müssen E-Rechnungen dann ohne Ausnahmeregelungen vollständig angewendet werden.
Zum 01.01.2025 wird die E-Rechnung also kommen, die Möglichkeit der Zustellung muss sichergestellt werden. Auch wenn noch Ausnahmen und Übergangsfristen gelten, werden in den kommenden Monaten von immer mehr Geschäftspartnern ausschließlich E-Rechnungen akzeptiert bzw. erstellt werden - es lohnt sich also, sich umgehend Gedanken zur Einführung der E-Rechnung zu machen und die Effizienzvorteile des elektronischen Rechnungsversands zu nutzen.
Im öffentlichen Auftragswesen sind elektronische Rechnungen bereits jetzt verpflichtend und immer mehr Unternehmen erwarten von Ihren Geschäftspartnern E-Rechnungen, z. B. die Bahn oder größere Lebensmittelketten.
Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen: Ihre Vorteile
Nach aktueller Gesetzeslage ist der Erhalt von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 zu akzeptieren, eine Einwilligung ist nicht mehr erforderlich. Jedes Unternehmen, egal ob aus Landwirtschaft oder Gewerbe, sollte also auf den Empfang elektronischer Rechnungen vorbereitet sein.
Steuerberater profitieren von der E-Rechnung, die eine Optimierung und Verschlankung der Prozesse in der Kanzlei ermöglicht. Neben dem Import gescannter Papierrechnungen ist in ADNOVA+ bereits der Empfang und die Archivierung von digitalen Rechnungen im ZUGFeRD-Format möglich. Durch das maschinenlesbare Format erreicht die Qualität der Datenextraktion eine neue Ebene, da alle buchführungsrelevanten Informationen direkt übernommen werden können. Der Nachbearbeitungsaufwand reduziert sich dadurch enorm.
Versand von E-Rechnungen in der Buchstelle
In der Fakturierung in ADNOVA+ ist der Versand von Rechnungen im ZuGFeRD-Format bereits seit längerem möglich. Es reicht eine einfache Aktivierung in den Einstellungen. Bei der Rechnungserstellung wird zur PDF als Anhang eine XML-Datei erzeugt, die alle relevanten Informationen zur Rechnung in maschinenlesbarer Form enthält und somit die Vorgaben für E-Rechnungen erfüllt.
Versenden Sie diese PDF auf elektronischem Weg, wird der Anhang mit versendet. Es ist auch möglich, ausschließlich die zur PDF erstellte XML-Datei zu versenden und somit dem Wunsch eines Geschäftspartners nach einer XRechnung nachzukommen, z. B. bei Behörden. Denn mit dem ZuGFeRD-Format werden auch alle für die XRechnung geforderten Normen erfüllt.
Just Farming: Ideale Lösung für Empfang und Versand digitaler Rechnungen auf dem Landwirtschaftsbetrieb
Mit dem Farm Book von Just Farming bietet LAND-DATA auch Landwirten eine ideale Lösung zum Empfang digitaler Rechnungen. Darüber hinaus wird die GoBD-konforme Archivierung der Originalrechnungen inklusive der maschinenlesbaren Informationen sicher gestellt. Mit Bereitstellung der Fakturierung in Just Farming wird demnächst auch der Versand von E-Rechnungen möglich sein.
Landwirte verfügen mit Just Farming über ein zentrales Portal in dem sie alle Formen von Rechnungen schnell und unkompliziert verarbeiten, bezahlen und GoBD-konform aufbewahren können – egal ob sie sie als Papierrechnung einscannen, als PDF über den Beleg-Mail-Service direkt an das Programm übermitteln oder als E-Rechnung erhalten. Wenn landwirtschaftliche Unternehmer bisher noch gezögert haben, in die digitale Belegverarbeitung zu investieren – jetzt ist der Zeitpunkt gekommen.
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