Die wichtigsten Fakten zur E-Rechnung
Aktuell kommt die E-Rechnung für Geschäfte zwischen deutschen Unternehmen (B2B-Geschäfte) bereits immer häufiger zum Einsatz - das bedeutet unwiderruflich den Abschied vom Papier.
Nach aktueller Gesetzeslage ist der Erhalt von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 zu akzeptieren, eine Einwilligung ist nicht mehr erforderlich. Natürlich müssen die elektronisch eingegangenen Rechnungen auch GoBD-konform digital archiviert werden.
Höchste Zeit also, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen und entsprechende Softwarelösungen zu finden, die dabei helfen dass Rechnungen in einem vorgegebenen strukturierten digitalen Format ausgestellt, übertragen und empfangen werden können, um eine automatisierte digitale Verarbeitung zu gewährleisten. Eine “normale” PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung.
Vorteile der E-Rechnung
Effizienzsteigerung
E-Rechnungen automatisieren den Rechnungsprozess und reduzieren die Bearbeitungszeit erheblich.
Kosteneinsparungen
Die digitale Rechnungsverarbeitung minimiert Druck- und Versandkosten.
Nachhaltigkeit
Der Verzicht auf Papierbelege reduziert den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens.
Gesetzliche Anforderungen und Standards
E-Rechnungen müssen der Norm gemäß EN16931 entsprechen, um rechtlich anerkannt zu werden. PDF Dateien sind also keine E-Rechnungen, wenn die Rechnungsdaten nicht in maschinenlesbarer Form als Anhang mit versendet werden. Aktuell akzeptierte Formate sind XRechnungen oder ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 - also Formate, die in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dienen und sich teilweise nicht für eine Sichtprüfung eignen.
- Bis zum 31.12.2026 können neben den neuen E-Rechnungen noch Papierrechnungen und normale PDF-Rechnungen versendet werden.
- Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro im Vorjahr verlängert sich die Übergangszeit um ein Jahr auf den 31.12.2027.
- Es können auch E-Rechnungen versendet werden, die nicht den Anforderungen einer X-Rechnung oder ZUGFeRD-Rechnung entsprechen. Dieses jedoch nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers.
- Für bestehende EDI-Schnittstellen, in denen elektronische Rechnungen in anderen Formaten als EN16931 ausgetauscht werden, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2027.
- Ab 2028 müssen E-Rechnungen dann ohne Ausnahmeregelungen vollständig angewendet werden.
Es empfiehlt sich also, frühzeitig die notwendigen Schritte zur Vorbereitung der verpflichtenden Erstellung von E-Rechnungen ab Januar 2025 einzuleiten und das damit verbundene Optimierungspotenzial und die Kosteneinsparung im Rahmen der Automatisierung von Geschäftsprozessen zu profitieren.
