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Rechnungen mit ADNOVA+ einfach per E-Mail zustellen

18.08.2020
Rechnung per Mail


Schicken Sie Ihren Kunden die Rechnungen zukünftig direkt aus ADNOVA+ per E-Mail und machen Sie das umständliche Ausdrucken und den Postversand überflüssig. Ihr Kunde kann den Beleg direkt digital archivieren und so Papier und Aufwand sparen.

Diese Möglichkeit bietet ADNOVA+ mit der Aktualisierung vom August 2020 direkt bei der Rechnungserstellung! Die Rechnungen für einen oder mehrere Kunden können mit einem Klick erstellt und kundenindividuell per E-Mail oder per Post versendet werden.

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Der digitale Rechnungsversand in ADNOVA+

Auch wenn Sie die Rechnungen zukünftig digital versenden, der Ablauf der Rechnungserstellung in ADNOVA+ ist kaum anders als bisher und Sie müssen auch nicht Ihren kompletten Belegversand zu einem Stichtag auf die digitale Zustellung umstellen, denn: Beim Verarbeiten erkennt ADNOVA+, welche Kunden die Rechnungen noch per Post bekommen und welche sie per E-Mail erhalten.

Je nachdem, wie Sie und Ihre Kunden es wünschen, richten Sie es in ADNOVA+ passend ein und müssen sich bei der Belegerstellung keine Gedanken mehr machen. Gedruckt werden nur die Belege, die noch per Post versendet werden sollen. Alle anderen werden automatisch per E-Mail zugestellt. Vorab zu beachten sind einige wenige rechtliche Vorgaben für den digitalen Rechnungsversand.

So richten Sie den digitalen Rechnungsversand ein:

Schritt 1: E-Mail-Vorlagen erstellen und dabei über Platzhalter individualisieren.

Schritt 2: Im Fakturierungsbuch angeben, welche E-Mail-Vorlage für welchen Beleg, z. B. Angebot, Rechnung usw. verwendet wird. Auch die E-Mail-Adresse für die Antworten auf die zugesendeten E-Mails hinterlegen Sie im Fakturierungsbuch.

Schritt 3: Bei allen Kunden, die die Belege digital erhalten sollen, die E-Mail-Adresse eintragen und dabei festlegen, ob alle Belege oder z. B. nur Rechnungen digital an diese Adresse versendet werden sollen.

Bei der nächsten Rechnungserstellung wird nun an alle Kunden, die ihre Rechnungen per E-Mail erhalten möchten, eine E-Mail versendet. Alle anderen Rechnungen werden weiterhin ausgedruckt. Zu jeder Rechnung können Sie jederzeit nachvollziehen, auf welchem Weg sie an Ihre Kunden gegangen ist. 

Angebote, Lieferscheine usw. ebenfalls digital versenden?

Kein Problem - aus ADNOVA+ heraus können Sie nicht nur Rechnungen, sondern jede Belegart einfach bei der Belegerstellung per E-Mail versenden, also auch Angebote oder Aufträge usw. Dabei ist es möglich, für unterschiedliche Belegarten unterschiedliche Layoutvorlagen und E-Mail-Inhalte zu verwenden. Auch die E-Mail-Adresse, an die z. B. ein Angebot geht, kann eine andere sein, als die E-Mail-Adresse unter der Ihr Kunde Rechnungen erhalten möchte.

Weitere Inhalte der neuen Version

Verbesserte Zusammenarbeit mit ADNOVA finance

In der ausgelagerten Belegvorschau wurde eine Möglichkeit ergänzt, Eingaben im Bereich Klärung/Kommentar zu speichern. Dadurch wird die Zusammenarbeit mit ADNOVA finance verbessert, da nach der Eingabe eines Kommentares kein Wechsel zu ADNOVA+ mehr notwendig ist, um die Eingaben zu speichern. Die Bearbeitung in ADNOVA finance kann direkt fortgesetzt werden.

Erweiterung Platzhalter für Belegvorlage/Drucklayout

Eine Belegvorlage kann nun für mehrere Belegarten, z. B. Lieferschein und Rechnung, genutzt werden. Möglich wird dies durch die Auswahl der Belegart als Platzhalter in der Belegvorlage. Zudem gibt es jetzt den neuen Platzhalter „Gesamtbetrag in Brutto“. Dieser kann beispielweise in die Nachlaufzeilen eingebunden werden.