Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Arbeitgeber ihre Entgeltunterlagen einschließlich der dazugehörigen Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV elektronisch führen. Die bisherige Möglichkeit, sich auf Antrag von dieser Verpflichtung befreien zu lassen, endet zum 31. Dezember 2026. Bereits seit 2022 schreibt der Gesetzgeber vor, dass Entgeltunterlagen einschließlich der begleitenden Unterlagen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung elektronisch geführt und aufbewahrt werden müssen.
Grundlage hierfür ist § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Bislang konnten sich Arbeitgeber jedoch auf Antrag bei der Deutschen Rentenversicherung von dieser Verpflichtung befreien lassen. Diese Ausnahmeregelung läuft nun aus.
Künftig müssen auch bisher befreite Arbeitgeber ihre Entgeltunterlagen einschließlich der gesetzlich vorgeschriebenen begleitenden Unterlagen elektronisch vorhalten. Dazu gehören je nach Beschäftigungsverhältnis beispielsweise:
die Angaben aus der Entgeltabrechnung je Beschäftigten, etwa in Form der Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Anträge von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
Erklärungen zu weiteren Beschäftigungsverhältnissen
Nachweise zum Krankenversicherungsschutz bei kurzfristiger Beschäftigung
Nachweise zur Versicherungsfreiheit oder Versicherungspflicht
Gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeitnachweise
Die Unterlagen müssen elektronisch verfügbar, den Mitarbeitern eindeutig zuordenbar und unveränderbar sein. Für Arbeitgeber mit einer bewilligten Befreiung gilt die neue Verpflichtung für Sachverhalte ab dem 1. Januar 2027. Eine nachträgliche Digitalisierung älterer Unterlagen ist grundsätzlich nicht erforderlich.
Gerade für kleinere Arbeitgeberbetriebe, für die umfangreiche Lohnprogramme häufig zu komplex und kostenintensiv sind, bieten wir eine unkomplizierte Möglichkeit, die Anforderungen an die elektronische Führung von Lohnunterlagen zu erfüllen. Mandanten können zeitnah eigenständig mit Just Farming elektronische Lohnabrechnungen erstellen und damit der gesetzlichen Pflicht nachkommen. Neben den Lohnabrechnungen können über diesen Weg auch die begleitenden Entgeltunterlagen archiviert werden.
Die neue Vorgangsart Lohnunterlagen steht dann selbstverständlich auch in ADNOVA+ im Belegbuch zur Verfügung. Die archivierten Unterlagen liegen in ADNOVA+ in der Firmenakte des Mandanten im Ordner Lohnbuchhaltung, auf den die Buchstelle oder Steuerkanzlei abhängig von der Rechtestruktur Zugriff hat, und lassen sich dort nach Mitarbeiter und Jahr filtern. Das ermöglicht eine optimale Unterstützung der betroffenen Betriebe.
Die neuen digitalen Lösungen für die Lohnunterlagen werden rechtzeitig zum Jahreswechsel zur Verfügung stehen.